Spring naar inhoud

Leven in balans (III) Time Management is rubbish

16 september 2010

Op diverse plaatsen waar leven in balans, of werk – privé balans wordt besproken, duikt het begrip time management op. Alsof het beheersen van de tijd, het cruciale antwoord zou zijn op de gevoelens van onbalans. Het vermogen de tijd te beheersen zou ervoor kunnen zorgen dat je werkelijk kan genieten van je leven in balans. Absolute onzin!  De tijd valt niet te beheersen, ze is al voorbij voordat je het in de gaten hebt. Een essentiële factor in het proces van je leven in balans krijgen, is het managen van je omgeving.

Geleefd worden

Kijk hoe mensen omgaan met hun telefoon. Je zit rustig met iemand te praten en dan gaat er een piepje. “Sorry hoor, maar ik krijg een SMS, ik moet even kijken, want ik verwacht…blah, blah. Afgeleid en steeds weer de externe druk die roept.

De in aanleg fantastische mogelijkheden van de technologie leveren veel vrijheid, maar het maakt ons ook slaven en levert veel extra rimram en druk. Je creëert zelf de tijdsdruk als je tien keer per dag de statistieken van je blog checkt, je 50 mensen op twitter volgt, je outlook op piepen hebt staan en bij elke piep je mail opent. Wat vrijheid?

De omgeving, de taken en klusjes die je de gehele dag afleiden maken dat je ’s avonds en in het weekeinde nog steeds de dingen moet doen die al gedaan hadden moeten zijn. Allemaal prima als je ervan geniet, maar als je rondhuppelt met het stressige gevoel voortdurend overal achter aan te lopen, raakt je leven uit balans.

Manage je omgeving

Mijnheer Jansen, waar ik een tijdje veel contact mee had, melde me dat hij alleen reageerde op een email die hij voor 08:00 uur ’s morgens had ontvangen. Zo niet,  dan werd het de volgende dag. Mijn spontane, maar gelukkig ingehouden reactie was, wat een dwangneuroot. Hij zag mijn verbaasde blik en legde zijn gedrag uit. “Ik heb elke dag veel te doen en mensen verwachten van mij dat ik zaken degelijk afhandel, daar heb ik nu eenmaal mijn aandacht bij nodig. Ik ben altijd tussen zeven en half acht op kantoor, dan check ik mijn mail en plan wat ik die dag allemaal extra moet doen. Extra, bovenop dat wat ik gisteren al plande toen ik kantoor verliet. Die planning houd ik vast. Zo weet ik wat me te doen staat en kunnen anderen op mij rekenen als ik iets toezeg”.

Niet zo gek. Ik vond het nog wel een beetje rigide, maar het idee dat hij na 08:00 zijn mail afsloot en zich eraan hield, maakte waarschijnlijk ook dat hij verder een kalme rustige indruk maakte en mij het vertrouwen gaf dat ik op hem kon rekenen.

Verander gedrag

Zo’n drastische aanpak als die van de heer Jansen leek me niet voor mij weggelegd, maar naar aanleiding van deze ontmoeting realiseerde ik me terdege, dat het managen van de omgeving essentieel is voor het houden van overzicht en het gevoel van balans.

Het veranderen van ingeslopen gedragingen die tot overbelasting leiden, vraagt wel kordate besluiten.

  1. Onderken en accepteer dat verandering noodzakelijk is
  2. Maak een lijst van noodzakelijke veranderingen, plan de uitvoering en houd je aan je eigen afspraken
  3. Besluit dat afspraken met jezelf, minstens zo belangrijk zijn als de afspraken met anderen
  4. Maak je besluiten duidelijk aan anderen ( Jansen creëerde bij mij begrip, nadat hij zijn motieven achter zijn gedrag had toegelicht)

Een eenvoudige verandering in lijn met ‘Jansen’, zou kunnen zijn dat je  bijvoorbeeld je mail niet voortdurend, maar op een aantal vaste tijdstippen van de dag checkt. Zorg voor een half uurtje ruimte na de ‘checktijd’, zodat je de zaken uit de mail ook direct kan afhandelen, of kan plannen. Hanteer daarbij de regel: ‘Alles dat langer dan vijf minuten duurt, moet gepland worden’.

Alle technologie en communicatie mogelijkheden leveren in potentie een positieve bijdragee aan het makkelijker maken van het leven. Het kan toch niet zo zijn dat je toelaat dat al die mooie hulpmiddelen maken dat je leven lastig, uit balans en stressvol wordt?

Manage de verwachtingen

Als de responstijd van je email beantwoording oploopt, zal het anderen mogelijk opvallen. Misschien levert het zelfs enige irritatie. Mogelijk leidt het tot vragen en opmerkingen. Mooi, dan kan je uitleggen dat je zaken goed en degelijk wilt afhandelen, zodat je ook de zender van de mail alle aandacht kan geven. Je taken louter uitvoeren als ze op je pad komen en je gestrest gaan voelen, betekent in feite dat je anderen de controle over je gevoelens geeft.

Wat anders

Welke veranderingen je aanbrengt in je gedrag om je leven in balans te krijgen is natuurlijk sterk afhankelijk van wat je wilt. Als je een ambitie hebt waarbij het snel beantwoorden van mails een cruciale factor is in het bereiken van succes, dan moet bovenstaand voorbeeld met betrekking tot email natuurlijk door iets anders ingevuld worden. De essentie is, dat jij je taken managet en dat niet overlaat aan de omgeving.

Het is niet de time management dat leidt tot het creëren van een leven in balans, maar het managen van je taken en de omgeving. Voordat je daar actief en doelgericht in kan handelen, zul je moeten weten wat je eigenlijk echt wilt.

Wat is voor jou succes? Wanneer leef je prettig? Wat wil je realiseren? Hoe zou je tegen jezelf aan willen kijken?

Zo zijn er nog diverse andere vragen te stellen, waarvan het antwoord je helpt in het maken van verander-keuzes. Keuzes die uiteindelijk zullen leiden tot een bevredigend en succesvol leven in balans.

Daarover meer in de volgende bijdrage.

Leven in Balans I

Leven in Balans II

2 reacties leave one →
  1. 16 september 2010 09:07

    Beste Cees,

    Met plezier heb ik jullie (mooie) blog bekeken. Jullie insteek en de manier van verwoorden spreekt me erg aan. Compliment voor jullie blog.

    Graag maak ik kennis met jullie op deze manier. Nog mooier zou zijn als we kunnen bellen om telefonisch kennis te maken. Sinds 2004 ben ik met het onderwerp werk-privé balans bezig en hiervoor heb ik een uitgebreide ICT-applicatie ontwikkeld, De Balanstool Priorities.nu – de berekening van de balans in het werk en de balans tussen werk en privé.

    Daarnaast schrijf ik sinds november 2009 De Sandra Blog – on work life balance. Met achtergrondinformatie en een kwinkslag probeer ik mensen aan het denken te zetten over tal van onderwerpen die hun work life balance bepalen. Ik zie raakvlakken met jullie insteek. We behandelen dezelfde onderwerpen.

    Ik ben het eens met jullie dat time management geen quickfix mogelijkheid is om te komen tot balans. Wat mij in mijn werk en privéleven echter is opgevallen is dat, omdat mensen zoveel taken hebben en zich vaak niet realiseren welk beslag dat op hun tijd legt, het logische gevolg onbalans is.

    Dan helpt het helaas niet om mensen te leren om te gaan met onbalans of ze te leren hoe een plezierig leven te leiden. Maar dan helpt het om die enorme hoeveelheid taken inzichtelijk te maken en mensen daarin keuzes te laten maken. Time management pur sang: welke prioriteiten heb je, wat wil je in je leven, hoe deel je je tijd nu in en hoe zou je dat eigenlijk willen. Deze manier van time management heeft niets te maken met -wat jullie ergens anders op je blog terecht omschrijven als- de ‘idols’-achtige manier die je vaak tegenkomt. Het is wel stap 1, in mijn ogen en jullie stappen komen daarna.

    Door alle taken in beeld te brengen, deze te projecteren op een 24-uurslijn laat je mensen zien hoe hun eigen time management eruit ziet. Als ze dat gezien hebben, kunnen ze gaan schakelen. Op dit moment staat er tijdelijk een kennismakingsaanbod voor medewerkers van het Erasmus MC op mijn site. Ik zou het leuk vinden als je dat zou willen bekijken.

    Mijn contactgegevens staan daar ook. Zou je telefonisch contact willen opnemen of je nummer doorgeven, zodat ik contact kan opnemen?

    Met vriendelijke groet,
    Sandra

  2. 16 september 2010 13:09

    Beste Sandra,
    Dank voor je inhoudelijke en uitgebreide reactie. Dat werkt absoluut stimulerend. Ik ga je site en blog bekijken. Daar wil ik even de tijd voor nemen. Een vluchtige blik maakte me nieuwsgierig naar de feitelijke inhoud van je programma.

    Qua techniek is de blog zeker nog wat beperkt. Nieuwe mogelijkheden volgen in de loop van het najaar, dan verhuizen we de blog.
    Overleg lijkt mij leuk; per mail stuur ik de gegevens.
    Met vriendelijk groet,
    Cees Schenk

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: