Spring naar inhoud

De ‘niet-te-doen’ lijst

26 juni 2012

Een welgemeend advies uit het timemanagement gedachten goed is lijstjes maken. Nog beter is de lijstjes te ordenen volgens de zogenaamde Eisenhower matrix. Daarmee orden je taken tegen de achtergrond van hun belang en urgentie. Helaas vraagt de uitvoering van de zo ontstane overzichten een forse dosis zelfdiscipline. Mocht je dat ontberen, dan leveren de zogenoemde ‘to-do-lists’ eerder meer spanning, dan rust.

Het overzicht helpt niet

De afdelingssecretaresse komt om in het werk. Dagelijks moet ze langer blijven om de urgentste zaken toch nog weg te kunnen werken. Ook begint ze regelmatig vroeger dan alle anderen, want dan kan ze zo heerlijk doorwerken. Het gevoel van overbelasting dat steeds meer de kop op steekt bespreekt ze met haar leidinggevende. Deze stelt voor een cursus timemanagement te volgen, want daar lijkt de achtergrond van het probleem in te schuilen. Na de cursus ordent ze zaken nog beter dan voorheen, diverse soorten activiteiten worden met kleuren herkenbaar en nieuwe mappen zorgen voor de maximale ordening. Er is overzicht. Na enige weken de nieuwe werkwijze te hebben gevolgd, stelt zij vast dat ze eerder nog meer werk heeft gekregen dan minder. De ‘te doen lijstjes’ geven weliswaar overzicht, maar ze moet de lijstjes ook nog bijhouden en dagelijks verplaatsen taken zich van ´nog te doen´, naar ‘nu direct doen’.

Is dit nu een aanklacht tegen de lijstjes en de ambities van het timemanagement. Ik zou niet durven, velen zeggen tenslotte ontzetten veel baat te hebben bij de methode voor de optimale tijdsbesteding. Voor de afdelingssecretaressen gold dat echter niet. Zij had wel een goed doordachte planning, maar het ondersteunen van een afdeling met tien medewerkers die de gehele dag van alles bedenken, dat door de secretaresse moet worden uitgevoerd, gaat dwars door haar planning heen.

Bodemloze put van de waardering

Dan moet ze de medewerkers beter instrueren, zou je kunnen denken. Daar zit nu net de kneep. Haar dienstverlenende instelling maakt  dat ze op elk verzoek van iedere medewerker positief reageert. Niets lijkt  haar te veel en iedereen complimenteert haar daar ook regelmatig mee. Zo krijgt die dienstverlenende instelling alleen nog maar meer waarde. Alle lijstjes ten spijt, gewaardeerd willen worden om haar coöperatieve opstelling, wint het telkens weer van de weldoordachte planning.

 Niet meer doen

Een ‘niet-te-doen’ lijst zou haar meer hebben geholpen. De aard van de lijst is anders en heeft als eerste winst dat ze niet dagelijks bijgesteld hoeft te worden.

1. Nooit direct ‘ja’ antwoorden op een verzoek. 2. Afspreken wanneer de taak  uiterlijk klaar moet zijn en als het antwoord ‘direct’ is, dan aan de ‘opdrachtgever’ vragen welke andere taak van hem/haar zou kunnen vervallen; etc.

Feitelijk zou de secretaresse haar dienstverlenende houding moeten wijzigen. Dat zal haar lukken als ze in staat is haar zelfwaardering ergens anders uit te halen dan uit de complimenten die haar collega’s haar maken voor haar nimmer aflatende inzet.

Lijstjes die nooit afgerond kunnen worden knagen aan het zelfvertrouwen en leveren eerder spanning, dan een rustgevend overzicht.

Advertenties
No comments yet

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: